Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 24 października 2026

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Polskie Towarzystwo Flebologiczne z siedzibą w Katowicach, ul. Ziołowa 45-47, 40-635 Katowice, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000089956, NIP 9541570914, REGON 270222286 (dalej: „PTF” lub „Administrator”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:

e-mail: rodo@ptf.org.pl,
telefon: +48 513 190 514,
korespondencyjnie: ul. Ziołowa 45-47, 40-635 Katowice.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie jest do tego zobowiązany.

2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania danych

2.1. Członkostwo w PTF

Cel: przyjmowanie członków, prowadzenie ewidencji członków i realizacja praw oraz obowiązków członkowskich.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (członkostwo na podstawie deklaracji i statutu) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – prowadzenie listy członków zgodnie ze statutem).
Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres, specjalizacja, informacje o statusie członkostwa i składek.
Okres przechowywania: przez czas członkostwa i 5 lat po jego zakończeniu.

2.2. Składki członkowskie i rozliczenia

Cel: pobieranie i ewidencja składek, rozliczenia księgowe.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości.
Okres przechowywania: 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dokumenty.

2.3. Program Certyfikacji Lekarzy

Cel: przyjęcie i ocena wniosku, wydanie lub przedłużenie certyfikatu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (rozpatrzenie wniosku) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (weryfikacja informacji podanych we wniosku).
Publikacja na liście lekarzy z certyfikatem (imię, nazwisko, miasto): art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, którą można w każdej chwili wycofać.
Okres przechowywania: przez okres ważności certyfikatu i 5 lat po jego wygaśnięciu; wnioski nieuwzględnione – 1 rok od decyzji.

2.4. Granty PTF

Cel: przyjęcie i ocena wniosków grantowych, przyznanie i rozliczenie grantu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rozliczenie grantu). Publikacja informacji o laureatach – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
Okres przechowywania: 5 lat od rozliczenia grantu.

2.5. Wydarzenia naukowe, kongresy i szkolenia

Cel: organizacja wydarzeń, rejestracja uczestników i prelegentów, dokumentowanie udziału i punktów edukacyjnych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (udział w wydarzeniu), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (dokumentacja punktów edukacyjnych lekarzy), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dokumentowanie wydarzeń, w tym zdjęcia, w których wizerunek jest szczegółem całości).
Okres przechowywania: 3 lata od zakończenia wydarzenia, a dokumentacja punktów edukacyjnych – przez okres wymagany przepisami.

2.6. Korespondencja i kontakt

Cel: udzielanie odpowiedzi na zapytania i prowadzenie korespondencji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – komunikacja z osobami kontaktującymi się z PTF).
Okres przechowywania: 2 lata od ostatniego kontaktu, chyba że korespondencja dotyczy sprawy z innego punktu – wtedy obowiązuje okres właściwy dla tej sprawy.

2.7. Komunikacja z członkami i informacje o wydarzeniach

Komunikaty organizacyjne do członków (np. walne zebranie, składki, sprawy członkowskie): art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO, przez czas członkostwa.
Informacje o wydarzeniach organizowanych przez partnerów i inne podmioty: wyłącznie za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej), do czasu jej wycofania.

2.8. Strona internetowa

Cel: udostępnienie strony oraz zapewnienie jej bezpieczeństwa i ciągłości działania.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Zakres danych: adres IP i dane techniczne przeglądarki zapisywane w logach serwera.
Okres przechowywania: zgodnie z okresem przechowywania logów przez dostawcę hostingu.

2.9. Organy Towarzystwa

Cel: obsługa Walnego Zebrania Członków i Zarządu, sporządzanie protokołów i uchwał, zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa – Prawo o stowarzyszeniach, ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres przechowywania: dokumentacja archiwalna Towarzystwa – bezterminowo.

2.10. Realizacja praw i ochrona danych

Cel: obsługa żądań osób, których dane dotyczą, oraz prowadzenie dokumentacji ochrony danych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 12–22 i 33–34 RODO.
Okres przechowywania: 5 lat od zakończenia sprawy.

3. Czy muszą Państwo podać dane?

Podanie danych jest dobrowolne, ale w przypadkach opisanych w pkt 2.1–2.5 niezbędne do przyjęcia w poczet członków, rozpatrzenia wniosku lub udziału w wydarzeniu. Bez tych danych nie będziemy mogli tego zrobić. Zgoda na publikację na liście lekarzy z certyfikatem, publikację informacji o laureatach grantów oraz otrzymywanie informacji o wydarzeniach partnerów jest dobrowolna i nie wpływa na członkostwo ani na rozpatrzenie wniosku.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

Sorga sp. z o.o. – dostawcy systemu członkowskiego (podmiot przetwarzający dane na zlecenie PTF),
dostawcom usług IT i hostingu: cyber_Folks S.A. z siedzibą w Poznaniu (poczta elektroniczna) oraz Netlify Inc. (hosting strony internetowej) – jako podmiotom przetwarzającym,
Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie – operatorowi płatności online, który przetwarza dane jako odrębny administrator,
biuru rachunkowemu obsługującemu PTF,
współorganizatorom wydarzeń – w zakresie niezbędnym do ich organizacji,
izbom lekarskim, konsultantom wojewódzkim oraz przełożonym wnioskodawcy – w zakresie weryfikacji wniosków w Programie Certyfikacji,
organom publicznym i sądom – gdy wynika to z przepisów prawa.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Strona internetowa jest hostowana przez Netlify Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Dane techniczne z logów serwera (w tym adres IP) mogą być przetwarzane poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework). Pozostałe dane przetwarzamy w EOG.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Mają Państwo prawo do:

dostępu do danych (art. 15 RODO),
sprostowania danych (art. 16 RODO),
usunięcia danych (art. 17 RODO),
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
przenoszenia danych (art. 20 RODO),
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Żądania prosimy kierować na adres rodo@ptf.org.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu (art. 22 RODO).

8. Pliki cookies

Zasady korzystania z pamięci przeglądarki i plików cookies opisuje Polityka cookies.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji danych, kontrolę dostępu do systemów i kont, uwierzytelnianie dwuskładnikowe do paneli administracyjnych oraz umowy powierzenia z dostawcami usług.

10. Zmiany polityki prywatności

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się sposoby przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą ostatniej aktualizacji.